TIẾT KIỆM 90% CHI PHÍ KHI CHUYỂN ĐỔI SANG HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đang là một trong những xu hướng tất yếu giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong thời đại 4.0

Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là xu thế tất yếu trong doanh nghiệp hiện nay

Trong thời đại công nghệ 4.0 phát triển vượt bậc, việc ứng dụng công nghệ trong doanh nghiệp mà bước đầu là hoàn toàn thay thế hóa đơn giấy bằng hóa đơn điện tử đang là một trong những giải pháp tối ưu và đơn giản nhất. Không chỉ có những lợi ích vượt trội về thời gian, thủ tục hay quy trình – sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 90% chi phí so với thông thường.

Tổng quan về xu hướng chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện đại

Số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp tối ưu được nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh

Cuộc cách mạng 4.0 đang ngày càng tác động mạnh mẽ tới thế giới và gây nên nhiều sự biến đổi tới từng ngóc ngách của đời sống. Những khái niệm mới như doanh nghiệp số, công dân số, chính phủ điện tử, văn phòng điện tử hay thành phố thông minh đang dần trở nên phổ biến, trở thành xu hướng tất yếu cho sự phát triển hiện đại.

Không nằm ngoài xu thế đó, Việt Nam đang nỗ lực đẩy mạnh phát triển và nâng cao chính phủ điện tử nhằm tăng năng suất hoạt động của các cơ quan nhà nước để phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng công khai, minh bạch.

Theo đó, các doanh nghiệp bước đầu có thể áp dụng công nghệ 4.0 bằng việc số hóa tài liệu, quy trình để hạn chế in ấn đồng thời kiểm soát công việc hiệu quả với các giải pháp nền tảng. Trên cơ sở đó, tư duy về phát triển và đổi mới sáng tạo sẽ được hình thành trong từng tổ chức. Lúc này, những ứng dụng lớn hơn như Big Data, ERP, AI, Blockchain hay phân tích điện toán,… mới từng bước được nghĩ tới và tiếp cận. Có thể nói, để tăng mức độ đổi mới sáng tạo và hiệu suất công việc thì chuyển đổi số hóa và áp dụng công nghệ là xu hướng tất yếu, cực kỳ quan trọng.

Quy định mới về việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Ngày 30/09/2019, Bộ Tài Chính đã ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp

Để giúp các doanh nghiệp Việt Nam nhanh chóng hội nhập và giảm sự cồng kềnh trong bộ máy hoạt động truyền thống, Bộ Tài Chính vào ngày 30/09/2019 vừa qua đã ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC về việc “Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ” cho thấy sự chính thức vào cuộc và quyết tâm cực kỳ lớn của các cơ quan có thẩm quyền trong việc ứng dụng công nghệ, nâng cao tỷ lệ chuyển đổi hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp. Trước đó, trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Chính phủ cũng đã nêu rõ lộ trình chuyển đổi bắt buộc trước ngày 01/11/2020 như sau:

• Từ 01/11/2018 – 31/10/2020: Các tổ chức, hộ kinh doanh và doanh nghiệp phải tiến hành chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Sử dụng hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp thành lập sau 01/11/2018 là bắt buộc.
• Hạn cuối 31/12/2019: Toàn bộ các doanh nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội cùng các thành phố lớn cơ bản hoàn thành triển khai hóa đơn điện tử.
• 01/11/2020: 100% doanh nghiệp trên cả nước bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.

Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí như thế nào?

Dự tính tới cuối năm 2020, 100% doanh nghiệp trên cả nước bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử

Trên thực tế, lợi ích đến từ việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang điện tử là vô cùng to lớn nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn còn chần chừ trong công tác thực hiện. Nguyên nhân chính là do chưa nắm bắt được đầy đủ quy định của chính phủ, thông tin từ các bộ ban ngành cũng như vướng mắc các lo ngại về chi phí triển khai và độ tin cậy an toàn mạng của nhà cung cấp. Tuy nhiên, những lợi ích sau đây sẽ khiến các doanh nghiệp an tâm và tự tin hơn phần nào:

Tối ưu hóa chi phí nguồn lực

Phần lớn lý do các doanh nghiệp truyền thống hạn chế sử dụng hóa đơn điện tử là vì đã “lỡ” đăng ký số lượng lớn hóa đơn giấy nên phải cố gắng tận dụng hết. Tuy nhiên ngược lại đây là chi phí cơ hội nếu xét tới các khoản chi phải trả liên quan tới hóa đơn giấy. Theo đó, không chỉ có chi phí mua hóa đơn mà còn cần chi phí in ấn, nhân sự, vận chuyển… ước tính trung bình 15.000 VNĐ/hóa đơn trong khi đối với hóa đơn điện tử con số này chỉ là 500 VNĐ. Bên cạnh đó còn các rủi ro về sai sót, thất lạc trong quá trình kê khai và lưu trữ.

Tối ưu hóa năng lực cạnh tranh

Trong khi một số doanh nghiệp còn băn khoăn về việc chuyển đổi hóa đơn thì ước tính đã có hơn 100.000 đơn vị trên cả nước tiên phong đi trước dẫn đầu xu hướng này. Điều này có nghĩa là họ đã giành được thế chủ động trong tiếp cận và làm quen các quy trình, quy định mới liên quan tới phát hành và chuyển đổi hóa đơn điện tử. Từ đó tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa độ chính xác vì mọi thao tác thực hiện đều được tự động hóa qua phần mềm – trực tiếp nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các đối tác “truyền thống” khác.

Tóm lại, sử dụng hóa đơn điện tử sẽ đem lại những thay đổi vượt trội trong vận hành và quản lý doanh nghiệp, từ đó, giải quyết bài toán chi phí và cạnh tranh một cách hiệu quả:

• Tiết kiệm 90% chi phí mực in, giấy in, nhân lực.
• Giảm 90% thời gian và chi phí chuyển phát nhanh nhờ ứng dụng của email hay tin nhắn SMS giúp khách hàng ngay lập tức nhận được thông tin.
• Giảm 95% chi phí lưu kho nhờ kho lưu trữ của các đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử hoặc doanh nghiệp tự lưu trữ qua USB, máy tính…
• Giảm 90% chi phí nghĩa vụ thuế: hạn chế chi phí bị phạt hành chính do tình trạng hỏng hay mất hóa đơn.

Rõ ràng việc ứng dụng hóa đơn điện tử thay thế dần hóa đơn giấy đang là xu thế tất yếu trong sự phát triển kinh tế doanh nghiệp. Bởi vậy, càng nhanh chóng tiếp cận và thực hiện thì tốc độ tiếp thu và hiệu suất đổi mới cũng càng được nâng cao. Từ đó doanh nghiệp tăng được khả năng cạnh tranh, tối ưu được chi phí, quy trình và trở nên hoàn thiện, chuyên nghiệp hơn trong mắt của khách hàng.

Thông tin thắc mắc về đăng ký sử dụng phần mềm ehd.smartvas.vn, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ:

CÔNG TY CỔ PHẦN HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VI NA

•  Trụ sở chính: 41A Nguyễn Phi Khanh, Phường Tân Định, Quận 1, TP HCM
•  Chi nhánh: Tòa Nhà AC, 78 Duy Tân, Cầu Giấy, Hà Nội
•  Kinh doanh: (028)7300627
•  Hỗ trợ kỹ thuật: 1900633061 (1.000đ/phút) - 19006276 (5.000đ/phút)
•  Email: info@smartvas.vn