1.Trường hợp lập hóa đơn điện tử bị sai sót cần phải xử lý?

Trường hợp 1: người bán lập HĐĐT có mã, chưa gửi người mua, người bán phát hiện sai sót (Khoản 1) Tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Thông báo CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA NĐ123/2020, hủy HĐĐT sai;
• Lập HĐĐT mới, ký số, gửi CQT để được cấp mã;
• CQT thực hiện hủy HĐĐT sai sót để lưu trên hệ thống của CQT

Trường hợp 2: người bán lập HĐĐT có mã hoặc không mã gửi CQT đã gửi người mua, người bán/người mua phát hiện sai sót (Khoản 2) Tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

• Chỉ sai sót tên, địa chỉ thì người bán thông báo cho người mua, không phải lập lại hóa đơn và thông báo cho CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT (trừ TH HĐĐ không có mã chưa gửi dữ liệu cho CQT)
• Sai MST; số tiền, thuế suất, tiền thuế, quy cách, chất lượng HHDV thì người bán lựa chọn 1 trong 2 cách:

1/ Lập HĐĐT điều chỉnh (ghi rõ tại HĐĐT điều chỉnh dòng chữ: “Điều chỉnh cho HĐĐT số ngày … tháng ... năm…”;

2/ Lập HĐĐT thay thế (Ghi rõ tại HĐĐT thay thế dòng chữ: “Thay thế …”);

• Thông báo cho CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
• Lập biên bản ghi rõ sai sót (nếu có thỏa thuận lập Biên bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế).

3/ Đối với ngành hàng không, HĐĐT đổi và hoàn chứng tù vận chuyển được coi là Điều chỉnh mà không cần ghi Điều chỉnh. DN vận chuyển hàng không được phép xuất hóa đơn của mình cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý xuất.

Trường hợp 3: HĐĐT có mã hoặc không có mã của CQT, CQT phát hiện ra sai sót (khoản 3) Tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định:

• CQT ra Thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phục lục IB cho người bán để kiểm tra sai sót;
• Người bán lập Thông báo Mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA gửi CQT theo thời hạn CQT thông báo.
• Trường hợp quá thời hạn ghi trên Thông báo rà soát Mẫu 01/TB-RSĐT CQT gửi 02 lần mà người bán không phản hồi CQT bằng TB mẫu 04/SS-HĐĐT thì CQT chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót trong một số trường hợp (Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)

Trường hợp có sai sót, người bán:

• Được lựa chọn Thông báo điều chỉnh từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn đối với HĐĐT đã lập có sai sót phải cấp lại mã hoặc cần xử lý theo hình thức điều chính hoặc thay thế. Thông báo gửi đến CQT chậm nhất ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Sau khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu tiếp tục sai sót lần tiếp theo thì xử lý như sai sót lần đầu.
• Trường hợp chỉ tiêu Giá trị trên HĐĐT bị sai, lập HĐĐT điều chỉnh, nếu điều chỉnh tăng (ghi +), điều chỉnh giảm (ghi -).

(Thông báo đến CQT theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA NĐ 123/2020/NĐ-CP).

- Đối với bảng tổng hợp dữ liệu điện tử:

• Phát hiện thiếu dữ liệu thì gửi bổ sung.
• Sai sót thì gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai.

- Hủy hóa đơn điện tử và thông báo đến CQT:

• Người bán lập hóa đơn thu tiền về trước hoặc trong khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ mà phát sinh hủy hoặc chấm dứt cung cấp HHDV.

- Chỉ thực hiện điều chỉnh (không thực hiện hủy/thay thế):

• HĐĐT được lập thuộc trường hợp không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn theo quy định có sai sót

3. Dễ dàng lập biên bản điều chỉnh, biên bản hủy với phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na.

Phần mềm hóa đơn điện tử của Vi Na được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thông và gửi tới khách hàng tức thời.

Bên cạnh đó, kế toán còn có thể đính kèm biên bản điều chỉnh, biên bản hủy bỏ hóa đơn được tạo từ bên ngoài vào phần mềm để làm chứng từ đối chiếu với hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.

4. Công ty có nhiều cửa hàng, địa điểm kinh doanh có sử dụng chung tài khoản và ký hóa đơn điện tử được không?

- Nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Vi Na đã xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu dùng chung, một tài khoản chính có thể tạo nhiều tài khoản con, có thể phân quyền cho tài khoản con. Khách hàng chỉ cần trang bị thêm chữ ký số để ký hóa đơn điện tử tại tài khoản con.

5. Trường hợp cần thay đổi thông tin trên mẫu hoá đơn đang sử dụng phải làm thế nào?

- Hệ thống Hóa đơn điên tử Vi Na hỗ trợ hoàn toàn miễn phí

- Gửi thông tin cần thiết để Vi Na hỗ trợ như: Số điện thoại liên hệ, mã số thuế cần hỗ trợ, giấy phép kinh doanh mới nếu có thay đổi.

- Mọi chi tiết vui lòng liên hệ Email: info@smartsign.com.vn hoặc số hotline 19006676 (1.000đ/phút) - 19006276 (5.000đ/phút) để được tư vấn và hỗ trợ.

6. Chữ ký số của nhà cung cấp nào có thể dùng trên phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na?

- Với phần mềm hóa đơn điện tử Vi Na bạn có thể dùng bất kỳ chữ ký số của nhà cung cấp nào trên thị trường để thực hiện ký điện tử.

- Chữ ký số đảm bảo có đầy đủ những thông tin về mã số thuế doanh nghiệp, hạn sử dụng, được cung cấp từ đơn vị chữ ký số có Giấy phép của Bộ Thông Tin và Truyền Thông và không phải là chữ ký số nằm trong danh sách chứng thứ số bị thu hồi.

- Lưu ý: Chữ ký số mới cần phải khai báo trên tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT được cơ quan thuế chấp nhận